Zes tips om Microsoft Teams effectief te gebruiken

Microsoft Teams is dé hub voor teamwork. Je kunt er documenten delen, met elkaar praten en vergaderingen houden. Heel handig, weten wij inmiddels uit ervaring. Maar wij merken ook dat Microsoft Teams pas echt van toegevoegde waarde kan zijn als je de omgeving goed inricht en organiseert. Hoe je dat doet? In deze blog een aantal tips.

Geef elk project een eigen team

In Microsoft Teams wil je documenten gemakkelijk kunnen ordenen, delen en openen. In het begin zijn documenten vaak nog eenvoudig te vinden, maar op de lange termijn is het een kunst om structuur te behouden. Daarom adviseren wij voor elk project een eigen team aan te maken. Iets wat in de toekomst nog belangrijker wordt. Microsoft werkt namelijk aan een update om externe gebruikers toe te laten.

Maak afspraken over namen van teams

Het toevoegen van nieuwe teams is zo eenvoudig, dat er al snel wildgroei ontstaat. Maak daarom afspraken over de namen van teams, zodat je het overzicht behoudt.

Voeg niet zomaar nieuwe teams toe

We zien het regelmatig: teams met nagenoeg dezelfde naam. Dit voorkomen? Controleer bij het aanmaken dan altijd eerst of er al een team met dezelfde functie bestaat. Je kunt er ook voor kiezen om een beoordelingsproces in te stellen, waarbij de eigenaar van de omgeving altijd akkoord moet geven voor een nieuw team.

Begin met een paar kanalen

Binnen elk team werk je met kanalen. Het is handig om in het begin een aantal kanalen in te stellen, maar maak er niet te veel aan. Te veel kanalen leiden er alleen maar toe dat je onnodig moet zoeken en scrollen om documenten te vinden.

Vergeet de chat niet

De kanalen staan in Microsoft Teams op de voorgrond, maar vergeet ook de chat niet. Je kunt zowel een-op-een chatten als met mensen binnen en buiten je team.

Go mobile

Thuis en onderweg verbonden blijven met je team? Download dan de mobiele app van Microsoft Teams. De app is beschikbaar voor Windows 10, iOS en Android.

Microsoft Teams app

Interessant artikel? Deel het direct met uw netwerk