“Pas als het plan duidelijk is, kunnen medewerkers met vertrouwen overstappen naar de cloud”

Voorheen migreerde onze ICT-specialist Willem Beens vooral servers. Tegenwoordig helpt hij steeds meer organisaties bij hun verhuizing naar de cloud. Wat komt daar allemaal bij kijken? En hoe bereidt hij organisaties voor op deze verandering?

Krijgt een server een update of wordt er een nieuw exemplaar geplaatst, dan merken medewerkers daar nauwelijks iets van. De ICT-omgeving blijft er hetzelfde uitzien. Bij een overstap naar de cloud is dat anders. “In Microsoft 365 kun je al je dagelijkse taken integreren. Pak je dit slim aan, dan vormt het cloudplatform een centrale plek om efficiënt samen te werken”, legt Willem uit. “Dat vraagt om een oplossing die aansluit bij de processen van een organisatie.”

Technische man aan tafel

Om inzicht te krijgen in deze processen, zit Willem regelmatig als technische man bij organisaties aan tafel. “Ik luister naar de wensen en behoeften. De ene keer wil een organisatie volledig overstappen naar de cloud, de andere keer gaat het bijvoorbeeld alleen over het inrichten van Teams of SharePoint. Wat de vraag ook is, ik zoek altijd naar de best passende oplossing. Daarbij kijk ik naar zowel de benodigde functionaliteiten als de juiste inrichting.”

Pilot draaien

Hoe hij organisaties bij zo’n oplossing betrekt? “Door duidelijk uit te leggen wat ik heb bedacht. Pas dan kunnen medewerkers met vertrouwen overstappen.” Soms is alleen een presentatie niet voldoende. “In zo’n geval kies ik ervoor om een pilot te draaien. Bij zo’n pilot zet ik voor een aantal medewerkers een deel van de oplossing klaar, zodat zij de mogelijkheden zien en de voordelen ervaren. Na afloop zijn ze vrijwel altijd enthousiast.”

Samen werken in de cloud

Willem gebruikt Microsoft 365 ook regelmatig bij de uitvoering van ICT-projecten. “Dat doe ik om de drempel van het cloudplatform te verlagen, maar vooral omdat het samenwerken op één centrale plek voor mij inmiddels heel normaal is geworden”, zegt hij. “Ik maak een team aan en nodig de organisatie uit, waarna we met elkaar aan de slag gaan. Die aanpak werkt heel goed. En zijn er vragen, dan beantwoord ik die natuurlijk graag.”

Plan van aanpak

Is een organisatie overtuigd van de voordelen van de cloud, dan volgt er een gedetailleerd plan van aanpak. “Alles moet kloppen, zodat de cloudomgeving bij de organisatie aansluit. Van de mappenstructuur tot afspraken over het beheer, ik denk overal over mee. Eventueel krijgen medewerkers een training, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten. Pas als iedereen klaar is voor de overstap, voer ik de migratie uit.”

In ontwikkeling

Na de migratie blijft het cloudplatform automatisch up-to-date. “Omdat ik geen maandelijkse checks meer hoef uit te voeren, ontstaat er ruimte om met organisaties in gesprek te gaan. Waar lopen ze tegenaan? En met welke tools is het cloudplatform verder te verbeteren? Als Microsoft Business Partner zijn we bij Systra ICT op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in Microsoft 365, waardoor we organisaties goed kunnen adviseren. Ik vind het mooi om op deze manier van betekenis te zijn.”

Interessant artikel? Deel het direct met uw netwerk