Werk je met Microsoft 365, dan vraag je het jezelf misschien wel eens af: waar kun je het best je bestanden opslaan? Kies je voor OneDrive, Teams, SharePoint of toch voor de oude vertrouwde schijf? Wij hebben het antwoord op deze vraag.
Drie locaties, drie functies
Microsoft 365 biedt drie locaties om je bestanden op te slaan. Die zijn er uiteraard niet voor niks. Elke locatie heeft een andere functie.
- OneDrive | IK
Deze locatie is geschikt voor persoonlijke bestanden die zich in de conceptfase bevinden. Wil je iemand toegang geven tot deze bestanden, dan kan dat. Je beheert deze toegang zelf.
- Teams | WIJ
Op deze locatie sla je bestanden op die van belang zijn om samen te werken. Alleen de deelnemers van het team kunnen de bestanden inzien.
- SharePoint | IEDEREEN
Dit is de locatie om definitieve bestanden te bewaren die iedereen mag inzien. Je kunt de structuur verbeteren en de vindbaarheid vergroten door tags aan bestanden toe te voegen.
Wat gebeurt er met de schijf?
In de ideale wereld gebruik je de schijf niet meer. De cloud, die bestaat uit OneDrive, Teams en SharePoint, biedt alles wat je nodig hebt. Toch lukt het niet altijd om afscheid te nemen van de schijf, omdat hier vanuit een applicatie bijvoorbeeld documenten worden opgeslagen. Kun je een applicatie niet koppelen aan Microsoft 365, dan ben je aangewezen op een hybride oplossing waarin je de cloud en de schijf combineert. In zo’n situatie is het extra belangrijk om goed af te spreken waar je welke bestanden bewaart.
Wat is het voordeel van Microsoft 365?
Hoe meer je in de cloud werkt, hoe minder vervuiling er ontstaat. Dat is de kracht van Microsoft 365. Met OneDrive, Teams en SharePoint behoren heen en weer mailen, dubbel opslaan en eindeloos diepe mappenstructuren tot het verleden. In plaats daarvan krijg je overzicht: alle mappen hebben een eigen functie, de rechten zijn goed ingesteld en je kunt bestanden eenvoudig delen. Zo is er altijd één actuele versie. En werk je effectief samen.
Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ICT-ontwikkelingen
Wil je meer weten over het onderwerp Microsoft 365?
Neem dan contact op met Harrie de Jong
