Een goede mappenstructuur creëren in Microsoft Teams

Vormt de verkenner nog steeds jouw startpunt bij het opslaan van bestanden, maar ben je ondertussen een actief Teams-gebruiker? Dan is dit misschien wel hét moment om volledig via de Teams-omgeving te gaan werken. Voordat je deze stap zet, heb je eerst een goede mappenstructuur nodig. In dit artikel helpen we je op weg.

 

Waarom een goede mappenstructuur?

De digitale mappenstructuur in Teams is een ondergeschoven kindje. Beheer ontbreekt, waardoor iedereen mappen kan aanmaken en bestanden slecht vindbaar zijn. Medewerkers wijken hierdoor vaak uit naar de vertrouwde schijf. Een gemiste kans, omdat je via Teams veel beter kunt samenwerken. Hoog tijd dus om de mappenstructuur te optimaliseren.

 

Hoe zit Teams in elkaar?

Allereerst is het goed om je te verdiepen in de opbouw van Teams. Er zijn meerdere niveaus:

• Niveau 1: een team per afdeling
• Niveau 2: een kanaal voor elk proces in het team
• Niveau 3: een bestanden-tab in het kanaal
• Niveau 4: een mappenstructuur in de bestanden-tab

De verschillende niveaus zijn afhankelijk van elkaar. Wil je de mappenstructuur op niveau 4 optimaliseren, dan is het van belang om ook na te denken over niveau 1, 2 en 3.

 

Hoe optimaliseer je de mappenstructuur?

Bij het optimaliseren van de mappenstructuur geldt een aantal voorwaarden:

• Geef de map een duidelijke naam. Zorg ervoor dat direct helder is wat je kunt verwachten.
• Wees kritisch op het aantal mappen. Je hebt niets aan honderden mappen met elk één document, maar twee of drie mappen met elk honderden documenten is ook niks.
• Bepaal de juiste diepte. Tien keer klikken is waarschijnlijk te veel. Maar hanteer je te weinig niveaus, dan kun je misschien niet al je bestanden kwijt.
• Houd een consistente structuur aan. Wanneer je elke map van ongeveer dezelfde opbouw voorziet, wordt het gemakkelijker om bestanden terug te vinden.
• Kies voor duurzaamheid. Zorg ervoor dat de mappenstructuur kan meegroeien met je organisatie. Radicale wijzigingen op een later moment zijn niet bevorderlijk voor de vindbaarheid.
• Denk na over het beheer. Selecteer één persoon die verantwoordelijk is voor de toegang tot de verschillende kanalen. Omdat onder elk kanaal een mappenstructuur hangt, zijn die machtigingen ook gelijk goed geregeld.

 

Waarmee moet je rekening houden?

Bovenstaande tips klinken misschien logisch, maar in de praktijk zijn er allerlei uitdagingen. De perfecte mappenstructuur bestaat namelijk niet. Iedereen heeft er een mening over. Daarom is het belangrijk om rekening te houden met de volgende aandachtspunten:

• Verplaats je in gebruikers. Wie heeft toegang tot de mappen? Hoe denken die gebruikers? En welke processen volgen ze? Het marketingteam classificeert het werk misschien aan de hand van klanten, terwijl het projectbureau het werk indeelt op basis van jaartallen.
• Kijk naar de functie van bestanden. In de ene map staan bestanden die dagelijks worden gebruikt, de andere map is er enkel vanwege de bewaarplicht. De mate van toegankelijkheid speelt hier een belangrijke rol.
• Stel de juiste machtigingen in. De toegang tot bestanden bepaal je per map. Het is goed om hierover vooraf na te denken. Wie mag bepaalde bestanden wel of juist niet zien? En hoe verdeel je die bestanden vervolgens over de verschillende mappen?

 

Hoe stap je over op een nieuwe mappenstructuur?

Werk je al in Teams, dan lijkt het misschien onmogelijk om de overstap te maken naar een nieuwe mappenstructuur. Toch kan het. Functionaliteiten als Workspace 365 en de Document Management app komen goed van pas. Hiermee kun je Microsoft 365, je netwerkschrijf, OneDrive en SharePoint samenbrengen. Voordat je begint, sta je voor de uitdaging om een mappenstructuur te creëren die voor jouw organisatie werkt. Dat doe je niet zomaar. Met onze ervaring denken wij graag met je mee. Meer weten? Neem gerust contact op voor meer informatie.