Steeds vaker wonen collega’s, klanten of relaties op afstand vergaderingen bij. Ze werken bijvoorbeeld thuis of zijn onderweg. Maak je van jouw vergaderruimte een Microsoft Teams Room, dan kun je hen goed zien en horen. Zó goed dat het lijkt alsof iedereen in dezelfde ruimte zit.
Een Microsoft Teams Room is een digitale vergaderruimte bij jou op kantoor. In de ruimte hangen schermen, camera’s, geluidsboxen en microfoons en op tafel ligt een touchpaneel waarmee je vergaderingen kunt starten en beheren. Hierdoor heb je jouw eigen laptop niet meer nodig, wat een hoop gedoe met kabels scheelt.
Zo werkt Microsoft Teams Rooms
Hoe het in de praktijk werkt? Senior IT-specialist Rick Reurink legt het uit. “Zet je een vergadering in je agenda en voeg je de Microsoft Teams Room toe, dan wordt automatisch het touchpaneel gekoppeld. Via dit paneel kun je op de afgesproken tijd een Teams-verbinding met alle deelnemers maken. Onder bepaalde voorwaarden is het ook mogelijk om Webex of Zoom te gebruiken.”
Tijdens de vergadering beschik je over allerlei handige functies. “Wil je vanaf je laptop, tablet of smartphone een presentatie laten zien, dan kun je draadloos je scherm delen. Daarnaast biedt het digitale whiteboard de optie om samen te brainstormen. Het is zelfs mogelijk om een scherm naast de deur te hangen waarop automatisch de ingeplande vergaderingen worden weergegeven.”
Inrichten, testen en optimaliseren
Het inrichten van Microsoft Teams Rooms is een vak apart. Rick heeft er ervaring mee. “Eerst bekijken we de vergaderruimte. Op basis van onder meer de akoestiek en het licht bepalen we welke schermen, camera’s, microfoons en geluidsboxen er nodig zijn. Ook besteden we aandacht aan het kabelmanagement.”
Nadat alles is geïnstalleerd, worden de prestaties van de Microsoft Teams Room getest en geoptimaliseerd. “Vervolgens blijven we betrokken bij het beheer. Omdat de software van het touchpaneel in de cloud draait, kunnen we regelmatig updates uitvoeren. Zo blijft de vergaderruimte bij de tijd.”
Microsoft Teams Rooms is onderdeel van Microsoft 365. Maak je gebruik van de online werkplek, dan kun je deze functie eenvoudig activeren. Dit heeft geen effect op de licentiekosten, je betaalt alleen voor de benodigde gecertificeerde hardware. Heb je interesse? Als partner bij vooruitgang helpen we je graag.
Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ICT-ontwikkelingen
Meer weten over de Microsoft Teams Rooms?
Neem dan contact op met Korné Spaan
