“In totaal moesten er tweehonderd mailboxen gemigreerd worden”

Broshuis is een familiebedrijf dat al meer dan 135 jaar opleggers voor speciaal transport en containertransport produceert. Het team bestaat uit bijna vijfhonderd medewerkers en werkt voor klanten over de hele wereld. Dat vraagt om goede communicatie. In het kader daarvan schakelde IT-manager Thierry Sollie Systra ICT in om de mailserver naar de cloud te migreren. 

 

“IT wordt voor ons steeds belangrijker. Veel machines zijn tegenwoordig computergestuurd en we gebruiken binnen onze organisatie allerlei softwarepakketten, waaronder Microsoft 365. Om op het gebied van communicatie verder te professionaliseren, wilden we dit online pakket beter benutten. Belangrijke stap was om onze mailserver, die nog lokaal draaide, te migreren naar de cloud.”

 

“In totaal moesten er tweehonderd mailboxen gemigreerd worden. Een project met veel impact, aangezien we onze mail dagelijks gebruiken. Daarom schakelden we Systra ICT in. De medewerkers inventariseerden de situatie, luisterden naar onze wensen en stelden op basis daarvan een plan van aanpak op. Ze durfden hiervoor de tijd te nemen. En dat sprak ons aan. We wisten hierdoor zeker dat we niets over het hoofd zagen.”

 

“Binnen het plan van aanpak kozen we voor een slimme strategie. Zo besloten we de mailboxen niet in één keer naar de cloud te migreren, maar in batches. Dit deden we ’s avonds, zodat medewerkers hier vrijwel niets van merkten. Groot voordeel van deze gefaseerde werkwijze was dat we al doende konden leren. Gelukkig kwamen we na elk batch, mede dankzij de goede voorbereiding, nauwelijks verbeterpunten tegen.”

 

“Meestal hebben we bij dit soort projecten te maken met een projectleider die op basis van een formeel plan een uitvoerend team instrueert. Systra ICT hanteerde een minder starre aanpak. Spoedklussen werden niet eerst beschreven, maar gewoon uitgevoerd. Bovendien was er ruimte om kennis te delen. Alle betrokkenen, ook wij, kregen de kans om ideeën in te brengen. Hierdoor benutten we onze tijd en expertise gedurende het project optimaal.”