De medewerkers van Sparkles uit Zeist beginnen hun werkdag sinds kort op hun eigen startpagina: bij de overstap naar de online werkplek voegden ze direct SharePoint-intranet toe. Zo maakten ze hun vernieuwde ICT-omgeving nog toegankelijker. Communicatieadviseur Rosanne Mijnans deelt haar ervaringen.
Sparkles is gespecialiseerd in het personaliseren van grote gebeurtenissen in het leven. Het bedrijf biedt allerlei producten, zoals trouwkaarten en kraamcadeaus. Ook zijn er diverse white labels die gebruikmaken van de webshopsoftware en de drukkerij. “Ons team bestaat uit bijna tweehonderd medewerkers”, vertelt Rosanne. “Een stabiele ICT-omgeving is voor ons onmisbaar. Systra ICT ondersteunt en adviseert ons al jaren.”
Eén online werkomgeving
Afgelopen voorjaar stapte het team over naar de online werkplek van Microsoft 365. “We keken op dat moment ook naar ons intranet, dat via een losse applicatie draaide. Dat wilden we niet meer”, zegt Rosanne. “Het was onze wens om één online werkomgeving te creëren. Daarom kozen we voor SharePoint-intranet. Ik had hier zelf al goede ervaringen mee en Systra ICT kon een maatwerkpagina voor ons bouwen.”
Alles op dezelfde dag live
De pagina van Sparkles moest leiden naar onder meer organisatienieuws, een smoelenboek, belangrijke documenten en instructievideo’s over Microsoft 365. “Tijdens een aantal digitale meetings met Jasper van Systra ICT deelden we onze wensen. Op basis daarvan bouwde hij het intranet. Dat gebeurde tegelijk met onze overstap naar de online werkplek. We wilden alles op dezelfde dag live zetten.”
Goede samenwerking
Om dat doel te kunnen bereiken, moest Rosanne regelmatig input en informatie aanleveren. “Ik was de schakel tussen Systra ICT en mijn Sparkles-collega’s. Eerst bepaalden we samen de opbouw van de pagina, daarna dachten we na over de rechtenstructuur en tot slot verplaatsten we onze nieuwsberichten naar het nieuwe intranet. Aan mij de taak om de vaart erin te houden.”
Blijven verbeteren
Sinds mei 2024 hebben alle medewerkers van Sparkles een online werkplek. Het intranet vormt de gebruiksvriendelijke schil rondom alle applicaties die zij gebruiken, zoals OneDrive, SharePoint en Teams. “Het werken in de online omgeving bevalt heel goed. In de toekomst gaan we misschien nog meer functionaliteiten toevoegen. Dat is het mooie van Microsoft 365. Je kunt de omgeving blijven verbeteren op basis van je eigen wensen en behoeften.”
Wil je meer weten over onze SharePoint Intranet?
Neem dan contact op met Korné Spaan
