Microsoft Teams: veel gestelde vragen

In Microsoft Teams kan veel. Heel veel. En daardoor loop je het risico dat je het overzicht verliest. Willen jij en je collega’s de tool efficiënt en veilig inzetten? Wij beantwoorden de meest gestelde vragen.

Microsoft Teams

Wat kan ik allemaal met Microsoft Teams?

Microsoft Teams is dé hub voor teamwork. Je kunt er documenten delen, met collega’s chatten en online vergaderingen organiseren. Van je agenda in Outlook tot je bestanden in Sharepoint, alles staat met elkaar in verbinding. Zo werk je efficiënt samen en ben je altijd up-to-date.

 

Wanneer maak ik een team aan en wanneer niet?

In de praktijk kan het soms lastig zijn om te besluiten of je wel of geen team aanmaakt. Heb je te veel teams, dan raak je het overzicht kwijt. Stel jezelf daarom altijd eerst deze vragen:

  • Gaat het om een aanvraag, opdracht of project?
  • Werk je met een groep mensen samen?
  • Hebben jullie regelmatig contact?
  • Wil je informatie centraal kunnen delen, bewerken en bespreken?

Beantwoord je meerdere vragen met ‘ja’, dan is een team aanmaken de moeite waard.

 

Hoe kan ik de omgeving het best inrichten?

Hoe je de omgeving inricht, is aan jezelf. Wel raden we aan om goede afspraken te maken: geef de teams duidelijke namen, zet ze op alfabetische volgorde of pas nummering toe. Doe hetzelfde bij de kanalen binnen de teams.

 

Wat kan ik doen om de veiligheid te vergroten?

De veiligheid vergroten kan op verschillende manieren:

  • Met Microsoft Advanced Threat Protection bescherm je gegevens tegen bedreigingen van buitenaf.
  • Data Loss Prevention (DLP) draagt bij aan extra bescherming van privacygevoelige informatie.

 

Welke rollen zijn er?

Binnen een team kennen we twee rollen. Maak jij het team aan, dan ben je ‘eigenaar’. De rest is ‘lid’. Wil je voorkomen dat werkzaamheden stilvallen? Geef dan een extra persoon de rol van eigenaar, zodat hij of zij je taken bij afwezigheid kan overnemen.

 

Kan ik met externen samenwerken in Microsoft Teams?

Ja, dat kan. Wel hebben zij minder rechten. Externen kunnen bijvoorbeeld geen nieuwe teams aanmaken. Daarnaast is het van belang om bewustwording te creëren: informeer collega’s als je externen toegang geeft.

 

Hoe werkt het online vergaderen?

Hoe online vergaderen werkt, lees je in dit artikel. Een paar tips:

  • Wijs iemand aan die het gesprek leidt.
  • Gebruik een headset.
  • Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent.

 

Hoe kan ik snel berichten inzien en versturen?

In Microsoft Teams wordt veel gecommuniceerd. Wil je snel berichten inzien en versturen? Dat kan:

  • Bij ‘Activiteit’ staan al je activiteiten gesorteerd op datum. Filter je op @Vermeldingen, dan zie je alleen de berichten waarin jij bent benoemd.
  • Bovenaan je scherm staat een zoekbalk. Via deze balk kun je gemakkelijk iemand opzoeken en een bericht versturen. Zo hoef je het kanaal waarin je op dat moment zit niet te verlaten.

 

Hoe maak ik van samenwerken in Microsoft Teams een succes?

Contact houden is belangrijk, zeker als je elkaar niet elke dag ziet. Dit kan via de chat, maar ook door elkaar te spreken. Plan elke dag of week een kort moment om elkaar een update te geven over de stand van zaken. Dit kan zowel op kantoor als digitaal via een online vergadering.

Interessant artikel? Deel het direct met uw netwerk