Zo neem je afscheid van je mailcultuur

Mails, mails en nog eens mails. De berichten blijven maar binnenstromen. Ze moeten allemaal beantwoord worden. En dat kost tijd. Niet zo gek dus dat veel organisaties afscheid willen nemen van hun mailcultuur. Maar hoe doe je dat?

Sommige organisaties kiezen ervoor om dezelfde tactiek te hanteren als in hun privésituatie. Formele berichten versturen ze per mail, informele berichten via bijvoorbeeld WhatsApp. Dat lijkt een slimme oplossing, omdat er opeens een stuk minder mails binnenkomen. Nadeel is dat WhatsApp niet onder de bedrijfssoftware valt, waardoor je er geen grip op hebt.

Microsoft Teams

Wat ons betreft vormt Microsoft Teams de oplossing. Via dit cloudplatform kun je onder meer bellen, chatten, vergaderen en bestanden delen. Zowel intern als extern. Omdat alle communicatie via het platform verloopt, heb je je mail nauwelijks meer nodig.

Het platform is beschikbaar op al je apparaten.

  • Je kunt contact leggen met mensen binnen en buiten je organisatie.
  • De chatfunctie biedt dezelfde functionaliteiten als WhatsApp.
  • Bestanden zijn voor iedereen toegankelijk en altijd up-to-date.
  • Wil je een bestand delen, dan doe je dat via het platform.
  • Dankzij het activiteitendashboard blijf je op de hoogte.
  • Het platform is optimaal beveiligd.

Samen inrichten

Stap je over naar Microsoft Teams, dan merk je misschien niet direct verschil. Eerst moet iedereen even wennen aan de nieuwe manier van communiceren. Wil je vaart maken? Denk dan samen na over de inrichting van het platform. Zit de structuur goed in elkaar, dan gaan medewerkers het platform vanzelf gebruiken. En kun je in korte tijd afscheid nemen van je mailcultuur. Let maar op!

Interessant artikel? Deel het direct met uw netwerk