Werk jij op een traditionele of moderne manier? Check het hier

Tijdens de eerste coronagolf showden we vol trots onze zelf ingerichte thuiswerkplekken aan elkaar. Scherm op de keukentafel, een gloednieuwe headset en je vertrouwde bureaustoel van kantoor. Helemaal van nu, of toch niet? Want werk je eigenlijk wel optimaal samen?

 

1. Samen aan documenten werken

Traditioneel: vrijwel elke dag werk je aan documenten. Soms alleen, maar veel vaker samen met collega’s. Dit praktijkvoorbeeld herken je vast: je maakt een eerste opzet van een offerte en bewaart die op de lokale server. Daarna vraag je een collega om feedback en aan het eind van de middag staat v1.1 klaar. Zelf heb je ondertussen ook nog wat aanpassingen gedaan, dus dat wordt puzzelen. Tot slot kijken twee managers mee. Allebei maken ze een eigen versie aan. En daarmee is de warboel compleet.

 

Modern: sla je documenten op in de cloud, dan is de inhoud altijd en overal voor iedereen toegankelijk. Voegt iemand een opmerking toe, dan zie je real-time wat er wordt getypt. Zo werk je, samen met collega’s, snel en efficiënt aan een definitieve versie.

2. Oude versie van een document terughalen

Traditioneel: waar wordt gewerkt, worden fouten gemaakt. Zo komt het soms voor dat iemand een verkeerde versie van een document opslaat. Wil je de oorspronkelijke versie terughalen, dan lukt dat niet.

 

Modern: gebruik je Microsoft 365, dan beschik je over versiebeheer. Dit betekent dat alle wijzigingen apart worden bijgehouden. Zo kun je precies zien hoe een document tot stand is gekomen en eerdere versies eenvoudig terughalen.

 

3. Documenten delen

Traditioneel: is een document af, dan kun je het delen. Blijkt het document erg groot te zijn, dan biedt WeTransfer uitkomst. Heel handig, maar niet echt veilig. Bovendien verloopt de downloadlink binnen een paar dagen.

 

Modern: tools als WeTransfer, Dropbox en Google Apps zijn oorspronkelijk bedoeld voor consumenten. Lange tijd was er geen alternatief, maar sinds kort maakt Microsoft 365 het mogelijk om documenten met externen te delen. Als verzender heb je de volledige controle. Je geeft aan wie een document mag openen en ziet of het wordt gedeeld met anderen. Ben je het daar niet mee eens? Dan trek je het document met een druk op de knop in.

 

4. Tijdelijke medewerkers toegang geven

Traditioneel: steeds meer organisaties hebben een flexibele schil. Er zijn altijd wel een paar zzp’ers, stagiaires of interim-managers actief. Deze tijdelijke versterking is ideaal, maar brengt ook risico’s met zich mee. Het flexibele personeel heeft namelijk toegang tot documenten nodig. Documenten delen via een zip-bestand of usb-stick is niet ideaal. En daarom kies je al snel voor volledige toegang tot de server. Hét recept voor een datalek.

 

Modern: met Microsoft Teams kun je voor iedere afdeling of elk project een team aanmaken. Binnen dit team worden documenten gedeeld en gesprekken gevoerd, waardoor flexibele medewerkers alleen zien wat ze mogen zien. Is het project afgerond? Dan haal je de flexibele medewerkers uit het team. En blijven de documenten veilig achter.

 

5. Effectief vergaderen

Traditioneel: binnen veel organisaties heerst een vergadercultuur. Voor elk besluit wordt een meeting ingepland. Aan de ene kant logisch, want contact met collega’s is nuttig en maakt ons werk leuk. Aan de andere kant voel je je hierdoor verplicht om naar kantoor te komen. En gaat er een productieve thuiswerkdag verloren.

 

Modern: steeds meer organisaties zetten in op locatie-onafhankelijk werken. Microsoft Teams biedt hierbij uitkomst. In deze digitale omgeving kun je vergaderingen plannen, videocalls houden en chatten met mensen zowel binnen als buiten je bedrijf. Zo behoud je contact met collega’s én benut je je tijd optimaal.

6. Intern communiceren

Traditioneel: al ruim twintig jaar vormt e-mail de basis van onze zakelijke communicatie. Dit is enerzijds een kracht: iedereen snapt hoe het werkt. Maar er zijn ook nadelen.

• Reageert iedereen kort, dan groeit een e-mail al snel uit tot een chat.
• Het invullen van e-mailadressen kost tijd.
• Het risico dat je het verkeerde e-mailadres invult is groot.
• Documenten mogen een maximale grootte hebben.
• Alle e-mails belanden op één stapel.
• Zoeken in je mailbox is lastig.
• Verzonden berichten kun je niet aanpassen of verwijderen.

 

Modern werken: gebruik je Microsoft Teams, dan is de kans groot dat de hoeveelheid interne e-mails snel afneemt. Je beschikt namelijk over een communicatieplatform dat alles kan wat e-mail niet kan. Een stuk efficiënter en veiliger dus.

 

7. Weten of iemand beschikbaar is

Traditioneel: menselijk contact maakt ons werk leuk. Iedereen waait wel eens even aan bij een collega om te vragen hoe het gaat. Maar je zal net zien: als je iemand écht nodig hebt, zit diegene niet op zijn plek. En ben je voor niks het hele kantoor doorgelopen.

Modern: met Microsoft Teams weet je zeker dat je een collega op het juiste moment treft. Je checkt eenvoudig of iemand online is en loopt zo alleen als het echt zin heeft. Simpele vragen stel je via de chat. En blijkt dat iemand thuiswerkt, dan start je een videocall.

 

8. Chatten met collega’s

Traditioneel: iedereen heeft wel een WhatsApp-groep met collega’s. Handig, maar ook gevaarlijk. Er kan zomaar gevoelige informatie voorbijkomen. En verlaat iemand de organisatie, dan staat zijn of haar smartphone vol met vertrouwelijke data.

 

Modern: de chat van Microsoft Teams is net zo gebruiksvriendelijk en leuk als WhatsApp. Je kunt zelfs emoticons en gifjes toevoegen. Bovendien communiceer je in een veilige omgeving. Je bepaalt zelf wie bij welke documenten kan en verwijdert medewerkers uit het team als ze de organisatie verlaten.